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El teléfono causa estrés

telefonoUsted por fin ha logrado sentarse a trabajar en eso que tiene pendiente hace tanto tiempo, y cuando comienza a poner manos a la obra, ¡suena el teléfono!

Vuelve a su hogar luego de una dura jornada de trabajo, se apresta a relajarse frente al televisor, y… ¡suena el teléfono!
Llega el fin de semana, por fin un poco de descanso y… ¡adivinó: suena el teléfono!

Seguramente estas escenas le resultan más que conocidas, pero posiblemente no sea consciente del grado de estrés al que nos someten estas situaciones, que se repiten en forma cotidiana y más a menudo de lo que podemos manejar sin tensionarnos.

Aunque usted sienta “culpa” por no responder el teléfono, o piense que puede afectarlo en lo laboral, también debe tener presente que nadie puede trabajar en forma eficiente cuando el teléfono (o el fax, o el beeper, o cualquier otra cosa) lo interrumpe constantemente.

Estos simples consejos lo ayudarán a estar conectado y ser productivo sin aumentar sus niveles de estrés más de allá de lo aconsejable.
El teléfono a su servicio, y no al revés

El teléfono continúa siendo el medio de comunicación por excelencia, y más aún a partir de la aparición de los teléfonos celulares. Pero su utilidad como medio de comunicación va de la mano de su capacidad para interrumpir y para ocasionar estrés.

Cualquier medida que adopte, dependerá en primera instancia del puesto que ocupa y de la posibilidad real que tenga para manejar estas cuestiones (si tiene la orden de su jefe de atender siempre el teléfono, no será mucho lo que se pueda hacer, lamentablemente), pero siempre tendrá algún margen para aplicar estas ideas-guía:

Reserve como mínimo una o dos horas, en las que usted hará saber a quienes tienen contacto con usted que no estará disponible para contestar el teléfono.
Si tiene contestador automático, grabe un mensaje que simplemente informe “estaré disponible hoy de dos a cuatro de la tarde” o “no podré responder llamadas de diez a doce”.
• Si tiene secretaria, o hay telefonista en la oficina, indíquele que sólo recibirá llamados a ciertas horas del día (es claro que pueden haber excepciones, siempre que se deje bien en claro que se trata de excepciones, y no de la regla).
• Si tiene teléfono celular, apáguelo y desactive la transferencia de llamadas durante las horas estipuladas, y haga lo mismo con su radiollamada. Informe a las personas que le envían radiomensajes con más frecuencia que necesita no ser interrumpido en ciertos horarios.
Para lograr esto, es necesario vencer el temor de que no responder el teléfono durante algunas horas pueda traerle problemas.

Todo depende, como ya dijimos, de su profesión (no es lo mismo un médico que atiende urgencias que un carpintero), del puesto y la jerarquía que ocupe y de las horas que elija (de más está decir que no puede elegir “aislarse” en las horas que más llamados de clientes se reciben, por ejemplo), pero en realidad hay pocas probabilidades de que alguien se ofenda si sabe que en lugar de llamarlo a las 8,30 tiene que hacerlo a partir de las 10 (pero asegúrese de estar realmente disponible después de las 10): después de todo, usted le está haciendo conocer los horarios en que podrá atenderlo mejor !!
Más consejos para reducir el estrés telefónico

1- No sólo responder el teléfono causa estrés. Basta el sonido del teléfono para distraerlo de lo que está haciendo y hacerle perder la concentración (y causando estrés): si quiere estar realmente tranquilo, ponga en off la campanilla del teléfono (el contestador automático igualmente responderá la llamada, usted no la perderá).
2- Si su trabajo se lo permite, evite el identificador de llamadas (caller ID), a menos que usted esté seguro de poder resistir la tentación de rastrear al autor de cada llamada recibida (y que no dejó un mensaje).

3- Disminuya el volumen del teléfono hasta lo mínimo indispensable. El sólo hecho de que suene ya puede molestarlo, lo conteste o no.
Solo recuerde que el volumen del teléfono debe ser el apropiado para su ambiente de trabajo, si usted trabaja en una fábrica y su trabajo es responder el teléfono, un volumen demasiado bajo puede ser un problema.

4- Si tiene dos líneas de teléfono, utilice una para las llamadas entrantes (que es la que debe figurar en toda su papelería comercial o de presentación personal) y otra para las salientes.
De este modo podrá:
– Evitar perder llamadas mientras está en el teléfono (no, la llamada en espera no es una buena idea),
– Monitorear quién lo llama para continuar trabajando si así lo desea y, sobre todo,
– “Pensar antes de responder”, y solo hacerlo cuando esté realmente preparado para ello.

5- Saque el teléfono del dormitorio. Salvo que usted realmente tenga una situación de vida o muerte en el futuro muy inmediato (un familiar enfermo, por ejemplo), las emergencias suceden muy rara vez… o nunca.

Son años de bien (o mal dormir) contra la posibilidad de escuchar esa llamada que probablemente nunca suceda.

Y la gran mayoría de las veces (sino todas) esa llamada nocturna será… número equivocado. Pero las palpitaciones y el sobresalto que sentirá por esa llamada equivocada que recibió serán difíciles de olvidar.

Ahora bien, y como suele suceder, esta regla depende también de usted: si usted no dormirá en toda la noche porque siempre teme que algo malo pase (y piensa que si se duerme no escuchará el teléfono), es mejor tener el teléfono en la mesita de luz.

6- Y, si está de vacaciones, descansando, en una cena con amigos, jugando al fútbol, en el club, o en una cita: ¡apague el teléfono!

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